Meine Produktivitätshacks #1

by Mario
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Selbstständig zu sein bedeutet im übertragenen Sinn: Selbst und ständig arbeiten! So sagt man zumindest. Dabei ist genau die Optimierung und die Balance zwischen arbeiten und Privatleben wahnsinnig wichtig. Gerade in Zeiten, wo Home-Office schnell funktionieren muss, haben wir euch ein paar Produktivitätshacks zusammengestellt, mit denen euch die Arbeitszeit leichter von der Hand gehen sollte.

Produktivitätshacks zur Steigerung der Effizienz

Selbstständige haben meist wenig Zeit, viele Aufgaben und To-Do-Listen und immer einen vollen Kopf. Wir finden, man muss es sich nicht immer kompliziert machen. Wenn man sich vorher die Zeit nimmt, die Rahmenbedingungen zu schaffen und die Vorbereitung gewissenhaft macht (auch dafür zeigen wir euch ein Tool), steht dem effizienten Arbeiten nichts mehr im Weg. Wir kennen alle das Problem der vielen Ablenkungen, sei es zuhause vom Umfeld oder den Dingen die erledigt gehören oder dem Zeitfresser Handy und Social Media. Dies hindert uns aber daran, bei einem Punkt zu bleiben und ein To-Do abzuarbeiten. Die Produktivität sinkt dadurch und man hat am Abend das Gefühl alles und nichts erledigt zu haben.

  • Rahmenbedingungen auch im Home-Office schaffen

Egal ob man von zuhause im Home-Office arbeitet, in einem open-Office oder in der Firma. Ablenkungen und störende Dinge gehören minimiert oder zeitlich beschränkt. Gerade Zeitmanagement ist ein wesentlicher Faktor, der mit der Produktivität in der Selbstständigkeit einher geht. Dazu später mehr. Auch wenn es vielen sehr schwer fällt und auch wenn es für das Arbeiten wichtig ist, das Handy wegzulegen, ist für viele ein Problem. Für produktives Arbeiten ist es wichtig das Handy für eine gewisse Zeit auf Flugmodus zu schalten und wegzulegen. Für effizientes Arbeiten am Computer oder beim Schreiben reichen oft schon konsequente 20 Minuten ohne Ablenkung, um immens viel zu schaffen. Auch am PC gibt es eine Funktion, den Benachrichtigungsassistenten, den man einschalten kann, damit man keine lästigen Benachrichtigungen bekommt. Die neuesten News und die aktuellste Werbemail reichen schon aus, damit die Gedanken kurz abschweifen und der ganze Arbeitsprozess ist unterbrochen.

  • Unterstützung in Anspruch nehmen

Wenn man die Möglichkeit hat, leitet man die Telefonate in dieser Zeit an die Sekretärin weiter, nimmt sich vielleicht eine virtuelle Assistentin dafür oder man leistet sich einfach eine Stunde, wo man nicht erreichbar ist. Gerade in Tätigkeiten, wo konzentriertes, effizientes Arbeiten gefragt ist, ist jedes Telefonat ein großer Störfaktor. Möchte man danach wieder tief in die Materie, dauert es nach der Unterbrechung viel länger den Faden zu finden. Also alle Ablenkungen vom Tisch, die To-Do-Liste und etwas zum Schreiben vor sich. Ein Glas Wasser dazu, damit man nicht aufstehen muss, Handy und PC auf Flugmodus und volle Konzentration für die nächste Stunde. Die Ablenkungen auf jeden Fall zeitlich wegzuschalten, ist einer der wichtigsten Produktivitätshacks in der Selbstständigkeit, den auch die erfolgreichsten Menschen immer wieder bestätigen. Ohne diese Maßnahmen sitzt man die doppelte Zeit an der Arbeit.

  • Effiziente Vorbereitung

Die Vorbereitung ist bei allen Dingen das Um und Auf. Auch in der Selbstständigkeit ist es großer Faktor. Der Kopf ist voll mit verschiedenen Projekten und Tätigkeiten. Viele Anrufe und Mails, viele Aufträge, vielleicht sind dazu noch Angestellte einzuweisen oder die Buchhaltung und Bestellungen liegen am Tisch. Hier ist es ganz wichtig, die Effizienz durch gute Organisation zu steigern. Wir arbeiten vor allem mit dem Programm awork zusammen. Bei diesem Tool hat man die Möglichkeit verschiedene Projekte anzulegen, denen man verschieden To-Do-Listen zuordnen kann und auch verschiedenen Mitarbeitern per Mail zuordnen kann. Auch eine Zeiterfassung, sogar pro To-Do kann erfasst werden. Hat natürlich für die Abrechnung gleich den Vorteil, dass man weiß, wer wie lang und wann an einem Projekt gearbeitet hat und wie viel abgerechnet werden muss. Dieses Tool ist sicherlich eines unser favourite Produktivitätshacks zum effizienten Arbeiten.

  • Social-Media und Blog Vorbereitung

Da viele in der Selbstständigkeit auch die Social-Media Landschaft benötigen, ist unser Produktivitätshack hier die Arbeit mit Content-Plänen. Es erspart viel Zeit, wenn man auf Facebook und Co. seine Beiträge und Fotos vorbereiten und speichern kann. Wenn du dir fürs Erst teure Programm sparen möchtest, hilft es schon eine Excelliste zu gestalten, wo du deine zu produzierenden Beiträge vorschreibst. So nutzt du eine produktive Phase und hast die nächsten Tage nur mehr die Arbeit mit copy und paste die Beiträge zu schalten. Dies gibt auch die Freiheit, dass sollte mal etwas dazwischenkommen, hast du dir damit ein bisschen Spielraum geschaffen, ohne den Algorithmus von Instagram oder Google zu stören.

  • Produktivitätshacks zum Thema Zeitmanagement

Hat man in der Vorbereitung genau eingeteilt, was pro Projekt zu erledigen ist, nimmt man sich noch kurz die Zeit und kategorisiert sie nach Priorität durch. Am besten notiert man sich im Programm gleich, wie viel Zeit für die einzelnen Schritte eingeplant werden sollen. Und dann arbeitet man eines nach dem anderen ab. Ganz wichtig ist hier, dass man sich allgemein Pausen und auch Bildschirmpausen einräumt. Wir versuchen meist nach 60 Minuten effizienten arbeiten circa 10-20 Minuten Pause zu machen. Auch bewusste Social-Media Zeiten einzuplanen hilft, dass man nicht länger als notwendig auf den verschiedenen Kanälen surft. Bewusst eine halbe Stunde einplanen und danach das Handy wieder wegzulegen. Wir kennen alle das Problem von den 10 Minuten Facebook, die dann zu einer Stunde werden. Ganz wichtig im Zeitmanagement ist, sich die Zeit bewusst einzuteilen und bewusst Pausen zu machen.

Tools für die Produktivität in der Selbstständigkeit

Awork ist sicherlich eines unserer most wanted Produktivitätstools. Wir tragen neben den Projekten auch private Dinge ein, wie Einkaufslisten, Haushaltsdinge und vor allem kann man awork auch als Notizbuch verwenden. Egal, ob einem beim Autofahren oder neben einem Telefonat eine zündende Idee kommt, schnell eine Notiz verschriftlichen und man hat sie immer bei der Hand. Programme wie WordPress bieten die Möglichkeit Beiträge vorzuschreiben und auch das Veröffentlichungsdatum vorauszuplanen. Damit hat man die Möglichkeit einen Tag effizient alles vorzubereiten schafft sich Freiraum für andere Projekte oder To-Dos.

Habt Ihr noch wichtige Tools die ihr nutzt oder empfehlen könnt?
Schreibt sie mir sehr gerne in die Kommentare.

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